Ситеми за управление / Допълнителна информация
КАК СЕ ИЗГРАЖДА СИСИТЕМА? ЕТАПИ:
Уводно обучение
Уводното обучение запознава участниците в Програмата с идеите и съдържанието на приложимите стандарти (например ISO 9001 или ISO 14001) и конкретните задачи и задължения по въвеждане на Системата и нейната подготовка за сертификация. Биват обучени всички ръководители и специалисти, които имат пряк ангажимент или са засегнати макар и косвено от дейности или резултати от планирането, проектирането, документирането, внедряването, прилагането, поддържането или развитието на Системата.
Диагностика
Диагностиката на реално прилаганите правила и практики в обхвата на системата включва визити на работни места и обекти, преглед на записи и документи, беседи с длъжностни лица. Чрез диагностиката се констатира степента на съответствие на реалните дейности спрямо изискванията на приложимите стандарти (например ISO 9001 или ISO 14001).
Планиране
На база на установени при диагностиката несъответствия и предвид наличните ресурси и потенциал, се прави планиране, което се състои в изготвяне и утвърждаване на Работен план-график за въвеждане на Системата, който дефинира работните етапи на Програмата, задачите, сроковете, изпълнителите, отговорниците, схемата на консултиране, дни за консултантски визити, графици за вътрешните одити, директорските проверки и пр.
Проектиране на Системата и Предварително документиране на Системата
Преглеждат се и се обновяват наличните и годни за употреба организационни документи и се проектират и съставят новите документи на Системата. Актуализираните и нови документи се съгласуват задълбочено с отговорните лица и подлежат на формално утвърждаване за задължително прилагане.
Апробиране на Системата и коригиране на документите
Апробацията показва дали правилата и изискванията на Системата, които са записани в документите са приложими и полезни. Също така, в сблъсъка на умозрителните идеи с реалните дадености, тя посочва някои възможности за подобряване на правилата – чрез изменяне, опростяване, допълване. Коригирането, това е въвеждане на тези подобрения в документите.
Финализиране на документите на Системата
Полезните и работоспособни изводи, възникнали в апробацията, се отразяват в съответните документи (в това се състои коригирането). Правят се последни съгласувания, представят се за утвърждаване от висшето ръководство и във финализиран вид следва да се пуснат за работно внедряване.
Работно внедряване
Изискванията, заложени във финализираните документи на Системата, биват въплътени в технологията и организацията за изпълнение и контрол на съответните процеси и дейности. На хората се възлагат отговорности и пълномощия и им се помага да придобият и затвърдят умения и навици да спазват новата “организационна дисциплина”, която е наложена от Системата. Създават се и се поддържат изискваните от Системата “записи”, групирани в картотеки, досиета, журнали и пр. Ако е необходима проследимост, която се изисква от Системата или от клиенти, поддържа се “идентификация” на документи и записи, продукти, оборудване и други такива.
Изготвяне на Наръчник
Наръчникът е предназначен да послужи като обобщено описание на най-важните документи на Системата и връзките между тях. Работата по Наръчника се изпълнява успоредно с работата по финализиране на основните документи.
Вътрешни одити
Вътрешните одити допълват информацията, придобита в процеса на апробация, с информация за действителните или потенциални слабости в правилата или прилагането на системата, и спомагат за осъзнаване и утвърждаване на нейната организационна дисциплина.
Предсертификационна подготовка
След като е избран орган за сертификация, може да се направят “настройки” на Системата към практиките на оценяване, ползвани от него. Във всички случаи трябва да се закрият всички или поне повечето несъответствия, установени чрез вътрешните одити, и да се извърши задълбочен преглед от ръководството за оценяване на готовността Системата да се демонстрира за проверка и оценка. Ако е нужно, може да се направи опреснително обучение-тренинг, за да се затвърдят умения за убедително демонстриране на действието на Системата
Акценти:
Диагностиките приключват с подробни констативни и предписателни доклади, които служат не само за планиране на една или друга система, но също така очертават някои от ключовите възможности за постоянни подобрения в цялостната система за управление. Това позволява документите на стандартизираните системи да се планират така, че да са адаптивни към промени, без да е нужно постоянно ревизиране. Тук в помощ идва доброто познаване на законите и наредбите, приложими към отраслите, продуктите и процесите.
Поставяме силен акцент на внедряването – и на апробацията, и на работното внедряване, – съчетано с широко и активно участие на персонала на фирмите-клиенти, което им дава гаранция, че са изградили и ще прилагат реално действащи, ефективни и полезни системи.
Процесът на работа по системите е процес на постоянни обучения. Началният заряд идва с уводните обучения в подготвителния етап и той се усилва през етапите на разработване и внедряване чрез обучение, възпитание и изграждане на фирмен персонал – отговорници на процеси, вътрешни одитори и Мениджъри на системите, специализиран фирмен Съвет.
Някои клиенти отиват още по-напред чрез обучения по методи в помощ на подобренията.
Клиентите разчитат не само на консултанти-резиденти, а на целия ресурс на фирмата ни – и то не само в началното изграждане на системите, но и при надзора след сертификацията.