Съвместни вътрешни одити при усвояване на системите
Добра практика е същинското въвеждане на системите за управление (това са работите по апробация и внедряване на системните правила) да се наблюдават чрез вътрешни одити и заключенията от тези одити, заедно с препоръките и предписаните мерки, да служат като материал за анализ и ръководни решения.
Така експертните съвети за оперативно ръководство и прегледите на системата допълнително се захранват с често постъпваща и по-независима информация.
Накратко това може да се нарече “одити, съпътстващи и спомагащи на процеса на апробация и внедряване” и да се квалифицира като “действен, но рядко ползван управленски инструмент”. Защо е така? В повечето познати случаи до одити се стига едва накрая, когато системата почти е готова като документален състав и като “минимален” обем от внедрени изисквания. Едва тогава обучават вътрешни одитори и новообучените одитори се захващат с одити в момента, когато от одитите вече се очакват точни и категорични резултати и системата вече се подготвя за официален одит от трета страна. Почти винаги времето не достига. Някой път не достигат още одиторска компетентност и обективност.
Да се одитира процесът на въвеждане на системата, това носи редица ползи:
- създава се контролен механизъм, съпътстващ въвеждането на системата;
- има време за постепенно натрупване на специфичен одиторски опит;
- одиторите опознават системата още от първите стъпки на въвеждането й;
- ръководството отрано се убеждава, че има ползи от одити и одитори;
- лутането и грешните стъпки при въвеждането на системата са по-малко;
- пропуските и грешките на одиторите не са така “скъпи” и критични;
- допълнително се осигурява контрол върху строго изискваните срокове;
- по-естествено и в по-голяма степен може да се използва чуждият опит на външни експерти или на консултанти, квалифицирани в одитирането.